» Карьера и работа

Отражение отпускных в форме 6-НДФЛ: рекомендации налоговиков в 2017 году и свежие разъяснения Минфина РФ

Нюансы перечисления НДФЛл с отпускных в 2017 году

Каким же нужно быть бюрократом, чтобы подоходный налог назвать непроизносимой аббревиатурой «НДФЛ»? Но суть налога от названия не меняется. Налог на доходы физических лиц действует для всех, кто получает портфельный, активный или пассивный доход. Классическим и общепринятым считается налогообложение активного дохода — заработной платы. Выясним, как отразить отпускные в форме 6-НДФЛ по всем правилам 2017 года.

Как платится налог на доходы ФЛ

С 2016 года закон ФЗ № 113 от 02.05.2015 для налогового агента вменил новую обязанность, согласно которой он ежеквартально предоставляет в налоговую инспекцию по территориальности отчёт о суммарном налоге с физических лиц (ФЛ). Для этой цели была введена форма 6-НДФЛ.

Закон ФЗ № 113 от 02.05.2015

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_178859/

Таблица: категории граждан, с которых удерживается НДФЛ

Категории граждан В Российской Федерации За рубежом
Граждане России Подлежат налогообложению в соответствии с законами РФ Подлежат налогообложению (кроме случаев, исключающих двойное налогообложение)
Иностранные граждане Если находятся в России более 6 месяцев в году и получают доход Налогом не облагаются
Льготные категории (Герои России, пенсионеры, инвалиды и прочее) По федеральным налогам регламентируется законодательством РФ. По региональным налогам льготы могут устанавливать как федеральные, так и региональные органы власти. На общих основаниях

Налоговые ставки различаются по способам получения дохода. Способ подтверждения факта оплаты налога — декларация. Форма подачи декларации определена унифицированной формой бланка НДФЛ.

Одни декларации гражданин подаёт самостоятельно (НДФЛ-3 при продаже автомобиля и т. п.), другие являются внутренними документами ФНС (НДФЛ-5 сводная форма по всем налогоплательщикам отделения ФНС). Наибольший интерес представляют формы НДФЛ-2 и НДФЛ-6. Эти отчёты учитывают подоходный налог с граждан.

Кто подаёт справки и декларации за работника

Сотрудники, трудоустроенные по найму (контракт, трудовое соглашение и т. п.), могут не волноваться. Все отчёты по НДФЛ за них подаст работодатель. Сумма налога зависит от суммы и источника дохода.

  • Основная НС (налоговая ставка) определена в 13%. Эту сумму должны начислить на компенсацию вложенного труда (зарплату наёмным сотрудникам).
  • НС в 35% применяется ко всем типам выигрышей и, например, к завышенным процентам по банковским вкладам.
  • В рамках особых случаев специального налогообложения в России используются также ставки 9, 15 и 30%, но их применение носит специфический характер. Для широкого круга граждан РФ они не представляют интереса.
Отчётность по НДФЛ
Отчётность по подоходному налогу за работающих граждан составляет работодатель

Что показать в 6-НДФЛ в 2017 году

Работодатели — предприятия всех форм собственности и ИП являются налоговыми агентами своих сотрудников и ведут учёт оплаты подоходного налога. Форма 2-НДФЛ содержит сведения о сотрудниках и суммы уплаченного ими налога по каждому работнику в каждом месяце и за каждый налоговый период. Форма 6-НДФЛ является сводной по предприятию или филиалу. Многие исходные данные переносятся из одной формы в другую.

Форма отчётности разработана самими налоговиками. Собственно ФЗ-113, который разъясняет порядок отчётности по 6-НДФЛ, образца документа не содержит. Найти его можно на официальном сайте ФНС. Сделать эта также несложно через поисковую систему в ответах на вопросы.

Официальный сайт ФНС — нужный и полезный ресурс

http://www.nalog.ru/rn77/

Бланк содержится в альбоме унифицированных форм и устроен по аналогии с прочими отчётными материалами. 6-НДФЛ — это форма, регистры которой представлены в виде строк со строго определёнными показателями.

Какие доходы сотрудника не должны облагаться налогом

Доходы сотрудников компании, которые не облагаются НДФЛ и, соответственно, не отражаются в НДФЛ-6, перечислены ниже.

  • Пособия по беременности и родам (кроме листка нетрудоспособности).
  • Компенсации на повышение квалификации, пособие в случае увольнения (в пределах норм, предусмотренных законами РФ).
  • Суточные на проживание, не подтверждённые документами — 700 рублей/день.
  • Единовременная помощь сотруднику в случае смерти близкого родственника.
  • Материальная помощь родителям на ребёнка в размере до 50 000 рублей.
  • Материальная помощь на оздоровление. В том числе, компенсация за путёвки сотрудникам или бывшим сотрудникам (пенсионерам), а также компенсация на лечение.
  • Ценные подарки стоимостью до 4 000 рублей в денежном эквиваленте.

Прочие доходы подлежат налогообложению и обобщаются в соответствующих декларациях.

Инструкция по заполнению отдельных граф формы

Общие правила и спорные положения заполнения 6-НДФЛ разъяснены в письмах ФНС и Минфина БС-11/5106 от 24.03.2016, БС-4–11/7893 от 29.04.2016 и БС-4–11/24063@ от 15.12.2016. Последний документ может находиться в коммерческом разделе законодательной базы сайта.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ
Инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ — настоящий подарок для практикующего бухгалтера

В какой срок нужно заполнить декларацию

Отчёт предоставляется ежеквартально с разбивкой по месяцам. Сроки — месяц после окончания квартала. По итогам 2016 года 6-НДФЛ предоставляется до 1 апреля 2017 года.

Форма декларации 6-НДФЛ заполняется и предоставляется в электронном варианте или лично — на электронном носителе. В бумажном варианте можно представлять этот отчёт только ИП и фирмам, в которых не больше 10 сотрудников.

Таблица: даты получения доходов и коды периодов 6-НДФЛ

Даты выплаты доходов Период Код
1 января-31 марта I квартал 21
1 апреля-30 июня полугодие 31
1 июля-30 сентября 9 месяцев 33
1 октября-31 декабря год 34

Как учитывать специфику 6-НДФЛ при отражении различных выплат

Первый раздел формы 6 по доходу физических лиц является техническим. Его данные копируются с формы 2-НДФЛ.

Что указать в первом разделе

Раздел 1 содержит кодированные обозначения налогового органа, региона и предприятия. А также сумму налога с физических лиц и количество сотрудников. Сведения заполняются по нарастающей сумме с начала года.

Построчная проверка части 1 формы 6-НДФЛ проводится по формуле:

(«020» минус «030») умножить на «010» получаем результат строки «040». Показатели строк 020 и 030 должны совпадать с соответствующими значениями по 2-НДФЛ.

Какие сведения должны попадать во второй раздел

Раздел 2 содержит сведения по налогам ФЛ за отчётный период. Приводятся сведения о доходах сотрудников, вычетах, расчёт налоговой базы и показатель налоговой ставки. Если применялась различная налоговая ставка, то вторая часть заполняется по каждой ставке отдельно.

Какие суммы нужно перечислить в третьем и четвёртом разделах

Раздел 3 полностью посвящён вычетам, а раздел 4 резюмирует начисления в округлённой форме (без указания копеек). НДФЛ-6 впервые позволяет ФНС визуально и на уровне программного обеспечения контролировать даты начисления налога и сроки перечисления расчётной суммы в бюджет.

Что нужно ставить при различных видах выплат

Наиболее сложным к заполнению является раздел 2, поэтому следует учитывать его специфические нюансы.

  • В налогообложении ФЛ датой получения дохода считается день получения, а не начисления заработной платы (очередных отпускных и т. п.).
  • Датой начисления зарплаты считается последний день рабочего месяца.
  • Удержание налога на ФЛ производится в день фактического получения дохода.
  • Перечисление НДФЛ, согласно учётной налоговой ставке, производится не позже следующего дня после получения сотрудником дохода.

Выдача зарплаты: как отразить её в разделах формы

Своевременная выдача заработной платы
Правила отражения в 6-НДФЛ своевременно выплаченной зарплаты

Налоговыми органами не поощряется удержание налога ФЛ до даты фактического получения дохода. Однако в ряде случаев это оправданно. Например, в конце календарного года.

При окончании отчётного периода если вся заработная плата выдаётся до наступления нового года. Тогда:

  • строка 100 (день получения дохода) «31.12.2016»
  • строка 110 (день удержания НДФЛ) «25.12.2016»
  • строка 120 (перечисление НДФЛ в бюджет) «26.12.2016»
  • в строках 130 и 140 проставляются соответствующие суммы.

Такой отчёт принимался налоговыми органами в 2017 году без правок. Если же заработная плата выдавалась в обычном порядке, то НДФЛ-6 заполняется, как обычно. По дате получения зарплаты с перечислением НДФЛ на следующий день.

Выдача заработной платы в следующем месяце
Выдача заработной платы в следующем месяце заставляет бухгалтера отражать часть доходов сотрудника в отчётности за будущий квартал

Учёт отпускных в НДФЛ-6

На порядок учёта отпускных по НДФЛ влияют сразу несколько факторов: специфика предоставления отпусков и специфика порядка начисления налога на ФЛ. Правовой аспект оформления отпуска определён статьями с 114 по 128 ТК РФ. Налоговая составляющая вопроса — главой 23 НК РФ.

Что говорит глава 23 НК РФ об уплате отпускных

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/

Отпускные выплаты принимаются из расчёта средней заработной платы. Законодательством они отнесены к производственным доходам (п.7 ст.255 НК), поэтому подлежат налогообложению на общих основаниях. Согласно положениям статьи 136 ТК РФ отпускные выплачиваются за 3 дня до отпуска.

Дата выплаты является датой фактического получения дохода. Следовательно, дата начисления налога ФЛ — дата снятия для этой цели денег с банковского счёта. Если отпускные выплачены из других средств (например, наличной выручки), то день выплаты отпускных. Перечисление суммы налога можно производить в любой день до конца месяца, в день выплаты или на следующий день. Пункт 6 статьи 226 НК РФ.

Статья 136 ТК РФ: когда нужно платить зарплату, отпускные, единовременную компенсацию

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/a0a891ee650687026ef53d5d1194983419be6793/

Пункт 6 статьи 226 НК РФ: оплата отпуска и перерасчёт налога

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/ecfd690acbabfd266e9d5c4ac0275726d4d0a7c1/

Разговоры о пропорциональном распределении налога по месяцам, в которых фактически отдыхал сотрудник, не имеют никакой законодательной базы. Для отпускных и больничных (по временной нетрудоспособности) предусмотрено исключение: перечисление НДФЛ можно произвести до конца календарного месяца, в котором выплачены отпускные (п. 6 в редакции ФЗ №113 от 02.05.2015).

Как должны отражаться отпускные в форме 6-НДФЛ

  • Работник «А» написал заявление на отпуск 1 апреля с 15.04.2017 по 08.05.2017 за 2 недели. Всего 28 календарных дней. Прибавляем праздники 1 и 9 мая. К работе «А» должен приступить с 11.05.2017.
  • Бухгалтерия насчитала отпускные в сумме 20 000 рублей — 10.04.2017.
  • Отпускные выплачены за 3 дня до отпуска — 12.04.2017.
  • Заработная плата на предприятии 28.04.2017.

Соответственно, дата получения прибыли по отпускным — 12.04.2017. Начисление НДФЛ — 12.04.2017. Перечисление НДФЛ по отпускным в бюджет можно произвести до 30.04.2017. Удобно это сделать 28–29.04.2017 совместно с перечислением всей суммы НДФЛ по заработной плате. Это не будет нарушением закона.

Переходящий отпуск: удержание и перечисление налога

Если сотрудник использует часть отпуска либо переносит дополнительный отпуск, начисление НДФЛ производится по факту получения средств из расчёта начисленной суммы.

Перенос отпуска, перерасчёт суммы отпускных, досрочный отзыв из отпуска в декларации по форме 6-НДФЛ отражаются только по факту получения сотрудником материальной прибыли. Учёт прибыли и оплата НДФЛ производится в месяце фактической выплаты. Перечисление расчётной суммы в бюджет проводится в течение 1 рабочего дня, следующего за датой выплаты. По этой причине доплаты, как правило, совмещаются с датой выдачи заработной платы.

Ответственность за задержку сведений по НДФЛ

Камеральная проверка 6-НДФЛ проводится налоговиками в течение 3 месяцев. При соответствии отчёта нормам и требованиям о результатах вам не сообщают. В противном случае возможны 3 варианта развития событий.

  1. Вас вызовут для пояснений. Пояснение должно предоставляться в письменном виде. При необходимости потребуется корректировка декларации НДФЛ. Простая корректировочная ведомость не проходит автоматизированную обработку. Требуется сначала подать обнулённую форму, а затем исправленную. Такие требования действуют во всех территориальных органах ФНС.
  2. Затребуют дополнительные документы. Согласно Налоговому кодексу, на пояснение даётся 5 дней, а на предоставление запрошенного документа — 10 дней. Нарушение сроков влечёт штрафные санкции.
  3. Начислят пеню. Следует проверить сведения. Пеня оспаривается, если её начисление вызвано допущенными неточностями в заполнении 6-НДФЛ, которые носят технический характер.

Санкции за несвоевременную сдачу отчёта

За незначительные нарушения налогового законодательства предусмотрена административная ответственность как предприятия, так и его руководителя.

  • За опоздание по расчёту предусмотрен штраф в сумме 1 000 рублей за каждый месяц просрочки.
  • Одна ошибка в НДФЛ-6 делает недействительным весь документ, отозвать сданный отчёт нельзя. Предусмотрен штраф 500 рублей за каждый неверный документ.
  • Отказ или задержка в предоставлении дополнительно запрашиваемого ФНС документа — удерживается по 200 рублей за каждый документ (ст. 126 НК).
  • При недоплате НДФЛ наступает материальная ответственность компании в размере 20% от недоплаченной суммы налога.
  • Для руководителя предприятия предусмотрена административная ответственность в порядке ст.15.6 Административного Кодекса (КоАП). За нарушения, не содержащие признаков преступления, предусмотрен штраф 300–500 рублей.

В связи с тем, что НДФЛ-6 появилась сравнительно недавно, бухгалтерская программа 1-С плохо обрабатывает данную информацию. В декларацию могут попасть необлагаемые выплаты, иногда обычные больничные отражаются вместе с декретными. Поэтому приходится проводить корректировку данных в ручном режиме. На это стоит обратить внимание, чтобы избежать ошибок и не перечислять в бюджет пени и штрафы.

Илья Лаптев
Специалист в области маркетинга, финансов и трудового права.
Подробнее