» Карьера и работа

Как рассчитываются и начисляются отпускные в 2017 году

Расчет отпускных

Любому сотруднику приятно получать отпускные выплаты перед таким долгожданным периодом жизни. Важное требование к бухгалтеру в данный момент — суметь правильно рассчитать сумму и своевременно ее выдать, тем самым доказав свой профессионализм перед работником и работодателем. Ведь известно, что расчет отпускных выплат отличается особой сложностью из-за различных ситуаций и непредвиденных обстоятельств. Безошибочный расчет возможен, если сотрудник бухгалтерии будет пристально следить за меняющимися поправками к законам и подзаконным актам. О том, как рассчитываются и начисляются выплаты в 2017 году, можно прочесть ниже.

Отпускные выплаты

Отпускные выплаты (ОВ) — это суммы, которые сотрудник получает при наступлении законного отдыха. Право на отпуск прописаны в Трудовом Кодексе РФ, поэтому работодатель обязан не только обеспечить освобождение от работы на определенное время, но и оплатить это время. Причем каждый трудоустроенный гражданин имеет право отдохнуть от своих обязанностей, чтобы его работоспособность оставалась на высоком уровне.

Известно, что оплачиваемый отдых сотруднику должен быть равен 28 дням. Работник пишет заявление на предоставление отдыха с указанием сроков и общего количества дней.

Заявление на отпуск
Образец заявления сотрудника на отпуск

Как правило, после подписания заявления, документооборот завершается приказом, который разрешает сотруднику уйти в отпуск, получив при этом денежную сумму.

Приказ на отпуск
Образец приказа на отпуск сотрудника

Если есть определенная договоренность с руководством, прописанная в трудовом договоре, сумма дней может быть больше, но выплаты по ним не могут уменьшить налог на прибыль (п.24 ст. 270 НК РФ). Также данные суммы облагаются НДФЛ и страховыми взносами, что крайне не выгодно работодателю. Следовательно, процент организаций, которые используют данное право на практике в пользу сотрудников незначительна.

Также стоит выделить отдельную категорию работников, которым полагаются дополнительные дни отпуска, а значит и оплата данных дней.

Категория работников, которым полагается дополнительный отдых Количество дней Закон
Дети до 18 дет 31 ст. 267 ТК РФ
Инвалиды 30 ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ
Учителя 45 или 56 ст. 334 ТК РФ, п. 3 ч. 5 ст. 47 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ, Приложение к Постановлению Правительства РФ от 14.05.2015 № 466
Ученые 48 — доктора наук
36 — кандидаты наук
Постановление Правительства РФ от 12.08.1994 № 949
Работники, занятые работой с химическим оружием 56 или 49 ст. 1, 5 Закона от 07.11.2000 № 136-ФЗ
Работники аварийно-спасательных служб 30,35 или 40 п. 5 ст. 28 Закона от 22.08.1995 № 151-ФЗ
Медицинские работники с риском заражения ВИЧ 36 п. 4 Постановления Правительства РФ от 03.04.1996 № 391
Государственные служащие 35 или 30 ч. 3,4 ст. 46 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ
Работники прокуратуры 30 п. 1 ст. 41.4 Закона от 17.01.1992 № 2202–1
Сотрудники следственного комитета 30 + за выслугу лет ч. 1 ст. 25 Закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ; ч. 3 ст. 25 Закона от 28.12.2010 № 403-ФЗ

Отдельно стоит выделить северян, так как это отдельная категория лиц, которым полагается еще один отпуск наряду с вышеперечисленными (ст. 321 ТК РФ):

  • 24 дня — людям Крайнего Севера;
  • 16 дней — людям местности, приравненной к Крайнему Северу;
  • 8 дней — остальные районы (с районным коэффициентом и процентной надбавкой).

В результате северяне больше отдыхают, а значит и больше получают денежной компенсации за свой отдых, нежели другие граждане РФ.

Как рассчитываются

Для того чтобы рассчитать правильно ОВ, нужно выполнить определенный алгоритм действий, который не противоречит закону. Расчет выглядит следующим образом:

  • определение расчетного периода и общей суммы, полученной за период;
  • подсчет среднего дневного заработка;
  • выявление суммы отпускных

Как правило, расчетный период — это 12 месяцев перед месяцем отпуска (ст.139 ТК РФ). Например, если сотрудник запланировал свой отдых на сентябрь 2017 года, тогда для расчета будет взят период с 1 сентября 2016 по 31 августа 2017. В том случае если работник занимает свою должность меньше года, то это период с первого месяца трудоустройства по месяц, предшествующий отдыху.

Возможен и такой вариант: сотрудник не успел устроиться, а уже в том же месяце идет отдыхать. Даже в таком случае работнику полагаются ОВ, а учетным периодом будут являться фактически отработанные дни. Но если такой сотрудник пойдет отдыхать с первого рабочего дня, то за основу расчета отпускной суммы будет взят оклад.

Бывают ситуации, когда работник идет в отпуск, а за предшествующие 12 месяцев он по какой-то причине не работал. Тогда периодом будет признаны те 12 месяцев, когда сотрудник выполнял свои обязанности и за это получал денежное вознаграждение.

Следует помнить, что некоторые периоды нельзя включать в расчет (п. 5 Положения № 922):

  1. Период отпуска или командировки.
  2. Период получения пособий по болезни, по беременности и родам.
  3. Время простоя по вине организации или не по вине организации и сотрудника.
  4. Нерабочий отрезок времени в связи с забастовкой, в которой сотрудник не принимал участие.
  5. Дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.

Для расчета берутся следующие суммы, которые получил работник:

  • зарплата;
  • надбавки к тарифным ставкам;
  • выплаты, которые производятся из-за условий труда (вредное производство, сверхурочное время работы и т.д.)
  • премии;
  • гонорары для авторов;

Важно подчеркнуть, что премии не учитываются в расчетах, если они выплачены не в соответствии с системой оплаты труда. Такие премии, как правило, носят разовый характер.

В результате, когда известен период и выплаты, можно приступать к расчету. В связи с возможными различиями в периодах, можно условно выделить два варианта:

  1. Общая сумма за весь период делится на 12. Полученное число еще раз делится, но на 29,3 (139 ТК РФ). В итоге полученное число и будет той, суммой, которая является среднедневным заработком.
  2. В ситуации, когда период нельзя взять целиком, нужно сумму всех выплат за 12 месяцев поделить на количество дней в отработанном периоде. Для того чтобы узнать сумму дней, нужно 29,3 умножить на сумму месяцев, полностью отработанных. С оставшимися днями, где месяца были отработаны не полностью, поступаем следующим образом: 29,3 делим на число дней в месяце. Полученную сумму умножаем на общее количество дней в месяце, который приходится на отработанный период

Важным моментом можно считать ситуацию, когда произошло изменение оклада. Тогда существует формула, при которой необходимо найти коэффициент следующим образом: сумма нового оклада и новую сумму выплат к окладу делим на сумму прежнего оклада с суммой выплат к окладу. В результате полученный коэффициент умножаем на предыдущий оклад в расчете. Для того чтобы лучше понять механизм взаимодействия с коэффициентом, приведем пример:

Секретарь ООО «Солнышко» А.Л. Третьякова с 19 июня 2017 года должна воспользоваться отпуском сроком на 14 дней. К счастью, с 1 января 2017 года Третьяковой повысили оклад с 15 000 руб. до 20 000 руб.

  1. 20 000/15 000 = 1,3 — коэффициент
  2. Найдем период для расчета, заглянув в календарь: с 1 июня 2016 по 31 мая 2017 — 12 месяцев
  3. Далее 12 х 29,3 = 351,6
  4. В итоге считаем сумму отпускных: (15 000 х 7 мес. х 1,3 + 20 000 х 5 мес.)/ 351,6 х 14 = 9 416, 95 руб. полагается А.Л. Третьяковой за отпуск.

Полученный среднедневной заработок умножаем на сумму дней отпуска и получаем сумму отпускных, которые полагаются работнику. Всего в год, как и раньше, сотрудник имеет право потратить 28 дней на отдых, который оплачивается (ст. 115 ТК РФ). Для отдельных категорий работников предусмотрены дополнительные дни отдыха (ст. 116 ТК РФ). Важно помнить, что работодатель может на локальном уровне увеличить количество дней, которые предоставлены для отдыха.

Однако же стоит отметить, что по новым правилам работодатель может по своему желанию утвердить в компании свой метод расчета средней ЗП. Теперь, в соответствии с новыми правилами, период может составлять не только 12 месяцев, но и 3 месяца или 6. Все зависит от желания руководителя компании. При этом положение сотрудников не должно ухудшиться. Это означает, что бухгалтер должен будет дважды рассчитывать среднедневную зарплату с целью контроля: в соответствии с общепринятым методом расчета и согласно инструкции на локальном уровне.

Как начисляются

В бухгалтерском учете для отражения сумм отпускных сумм используется следующая проводка (п.21 ПБУ 8/2010): ДТ 20 (возможны и другие счета, такие как 26,44 и т.д.) — КТ 70.

Для того чтобы отразить на счетах учета перечисление денег на карту, может быть сделана такая проводка: ДТ 70 — КТ 51. Важно помнить, что отпускные суммы обязательны к перечислению на карту или выдаче сотруднику на руки за три дня до начала его фактического отпуска (ст. 136 ТК РФ). Выдача денег из кассы отражается следующей проводкой: ДТ 71 — КТ 50.

При начислении отпускных, нужно в обязательном порядке произвести начисление НДФЛ, уплатить который можно до конца месяца. В данном случае будет использована такая комбинация счетов: ДТ 70 — КТ 68. Когда же настанет черед уплаты, проведение будет иметь вид: ДТ 68 — КТ 51.

Платежное поручение в УФК по г. Москва
Образец платежного поручение при перечислении НДФЛ

Теперь налог должен быть уплачен не позже последнего числа месяца, в котором были произведены ОВ (п. 6 ст. 226 НК РФ). Следовательно, нужно составить отдельное платежное поручение на такой налог.

Нелишним будет указать проводки, которые нужно сделать по начислению страховых взносов на ОВ:

  • ДТ 20 — КТ 69.1 — начисление в ФСС
  • ДТ 20 — КТ 69.2 — отражение сумм в ПФР
  • ДТ 20 — КТ 69.3 — проведение в ФФОМС
  • ДТ 20 — КТ 69.11 — начисление ФСС от несчастных случаев

Данные суммы по всем взносам необходимо перечислить в фонды в виде четырех различных платежных поручений до 15 числа следующего месяца. Суммы с отпускных перечисляют вместе с суммами от зарплат, премий и прочих выплат. Но само начисление взносов производится именно в тот момент, когда происходит отражение отпускных — перед отпуском.

Примеры расчёта отпускных

Для более полного понимания, необходимо обратиться к примерам, которые помогут наглядно продемонстрировать расчет ОВ.

Пример 1

Бухгалтеру ООО «Солнышко» Е.Ю. Ивановой полагается в январе 2017 отпуск. Весь 2016 год прошел для Ивановой без больничных, отгулов и прочих обстоятельств. Общий заработок за прошедший год составил 360 000 руб. Отпуск сотрудница берет на 10 дней — с 16 января по 25 января 2017. Произведем расчет ОВ:

Среднедневной заработок — 360 000 / 12 / 29,3 = 1023,89 руб.

Следовательно, ОВ составят — 1023,89 х 10 = 10 238,90 руб.

С данной суммой должен быть удержан налог НДФЛ — 10 238,90 х 13% = 1331,06 руб.

Следовательно, Е.Ю. Иванова получит расчет: 10 238,9 — 1331,06 = 8 907,84 руб.

Пример 2

Менеджер И.В. Назаров ООО «Солнышко» не так давно устроился на данную работу и проработал всего 7,5 месяца. За это время общая сумма дохода, полученного на данной должности составила 300 000 руб. Назаров хотел бы уйти отдохнуть на 7 дней, но при этом он уже успел побывать в одном из месяцев на больничном 8 дней.

Сначала необходимо узнать сколько всего дней отработал И.В. Назаров. Для этого сначала нужно узнать число дней в период, когда работник полностью отрабатывал месяца: 29,3 х 6 = 175,8

Затем нужно вычислить количество дней в месяцах, где менеджер отработал не полностью:

29,3 / 30 х 16 = 15,6

12,9 / 30 х 12 = 11,7

Все дни нужно сложить: 175,8 + 15,6 + 11,7 = 203,1 дня.

Среднедневной заработок = 300 000 / 203,1 = 1477,10 руб.

Отпускные = 1477,10 х 7 = 10 339,70 руб.

НДФЛ составляет: 10 339,70 х 13% = 1344,16 руб.

И.В. Назаров получит такую сумму: 10 339,70 — 1344,16 = 8 995,54 руб.

В данном случае были рассмотрены два примера расчета, в одном была простая ситуация, а в другом — усложненная. Как видно из примеров, расчет не отличается какой-то особой замысловатостью и каждый бухгалтер сможет с легкостью выполнить данные операции.

Ответственность работодателя

Любой работодатель обязан соблюдать сроки выплаты отпускных, а если произойдет несоблюдение сроков, то на фирму должен быть наложен штраф. При несвоевременной выплате руководитель должен произвести выплату с начисленными % в размере 1/3000 ставки рефинансирования за каждый день просрочки выплаты (ст. 236 ТК РФ). Естественно, чем больше дней не происходит выплата, тем больший процент нужно будет возместить. Поэтому работодателю невыгодно задерживать такие денежные суммы у себя, лучше уложиться в срок.

Если же просрочка по задолженности перед работником составила два месяца и более, то при обращении сотрудника в суд, руководителю может грозить уголовная ответственность. Директору суд может назначить наказание в виде штрафа от 100 000 до 500 000. Если же суд захочет ужесточить наказание из-за каких-либо усложненных обстоятельств, то руководитель получит до 3-х лет тюрьмы (ст. 145.1 УК РФ).

Следовательно, какое бы тяжелое финансовое положение не было у организации, руководство должно думать в первую очередь о людях, которые там работают.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Такая компенсация, как правило, выдается при увольнении сотрудника или если у сотрудника есть неиспользованные дни, которые превысили 28 дней в год. Обычно это те граждане, которым полагаются дополнительные отпуска (ч. 1 и 2 ст. 126 ТК РФ).

Беременные женщины и дети до 18 лет обязаны отгулять свои отпуска, так как денежную компенсацию им не выдадут (ч. 3 ст. 126 ТК РФ). То же самое касается и работников, которые работают на вредных условиях, но речь уже идет о дополнительных днях и исключением будет увольнение.

Если у сотрудника появится желание взять денежную компенсацию, работодатель может не согласиться. В данном случае окончательное решение будет за директором. В случае положительного ответа, работник пишет заявление (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Заявление
Образец заявления о замене отпуска денежной компенсацией

После заявления следует приказ по организации, унифицированная форма которого отсутствует. Сотрудник обязан поставить свою подпись под приказом.

Когда сотрудник уходит из фирмы окончательно, никаких заявлений не требуется, кроме заявления на увольнение. Денежная компенсация должна быть выплачена за неиспользованный отпуск полностью и за все годы. В данном случае компенсация оформляется с помощью формы Т-61.

Форма Т-61
Записка-расчет при увольнении сотрудника

После всех процедур, связанных с документооборотом, необходимо произвести расчет, который производится также, как и расчет ОВ. Сумма отпускных равна произведению среднедневного заработка и общее количество дней, которые сотрудник не отгулял. Для наглядности можно привести пример.

Секретарь А.Л. Сидорова ООО «Лучик» получает ЗП в размере 20 000 руб. Следовательно, общая сумма заработка за год составит 240 000 рублей. Проработав в ООО «Лучик» 3 года, приняла решение уволиться. Всего за это время у А.Л. Сидоровой накопилось 5 дней отпуска, который секретарь не использовала.

Средний заработок = 240 000 / 12 / 29,3 = 682,59 руб.

Сумма, которая будет начислена А.Л. Сидоровой в качестве компенсации: 682,59 х 5 = 3 412,95 руб.

Важно помнить, что суммы за неизрасходованный отпуск тоже облагаются НДФЛ и взносами.

Несмотря на кажущуюся простоту расчетов, бухгалтера участка «Зарплата и кадры» постоянно сталкиваются с непредвиденными обстоятельствами. Очень важно помнить и соблюдать все сроки перечислений, а также отпускных, так как в лучшем случае у сотрудника будет испорчено настроение, а в худшем — руководителю может грозить серьезное наказание.