» Карьера и работа

Резюме администратора: золотые правила успешной самопрезентации

Администратор

Резюме — один из мощнейших инструментов в области подбора персонала. Для должности администратора это самый используемый способ сообщить о себе потенциальному работодателю. Именно на основе этого документа чаще всего осуществляется первичный выбор кандидатов. Но это не единственное назначение резюме — посредством грамотно составленного презентационного документа соискатель доносит до потенциального работодателя все свои качества и преимущества. Наниматель же, при наличии некоторого опыта в рекрутинге, находясь «по ту сторону баррикад», может извлечь из резюме больше информации, нежели при личном устном общении. А всë потому что продуманное и составленное резюме содержит важные сведения о кандидате даже «между строк». Поэтому так важно знать как оно пишется. Нелишним будет посмотреть образцы удачно составленных документов.

Общие принципы составления резюме

Несмотря на то что презентующий работника документ в различных областях деятельности и профессиях имеет свои особенности, общие принципы успешного резюме всë же выделить вполне возможно. Среди них:

  1. Правдивость. Требование относительно — важно не преувеличивать свои достоинства (в частности, это касается специализированных навыков — владение ими легко проверяется ещë на устном собеседовании), в то же время о недостатках вполне допустимо умолчать.
  2. Структурированность документа и последовательность изложения. Чëткое следование структуре многое говорит о соискателе — это и высокий интеллектуальный уровень, и организованность, и аккуратность.
  3. Отсутствие орфографических ошибок, опечаток, единообразное форматирование. Грамотно и аккуратно составленный документ — признак высокого уровня владения ПК (в части офисными программами) и всë тех же образованности, организованности и грамотности.
  4. Лаконичность. Не стоит слишком пространно расписывать свои преимущества. Ведь умение кратко излагать мысли — тоже неоспоримое достоинство. Рекомендуемый объëм резюме — 1–2 страницы печатного текста.
  5. Определëнность относительно условий сотрудничества с потенциальным нанимателем. Важно чëтко сформулировать в резюме наименование желаемой должности, приемлемый уровень оплаты труда. Так, если соискатель располагает навыками и знаниями в разноплановых профессиональных областях, предпочтительно составить не одно, а несколько резюме. Желаемый уровень зарплаты следует указывать в круглых величинах (к примеру, не 19 999 р., а 20 000 р.). Неопределëнность, отсутствие твëрдой позиции — не лучшая черта для соискателя, в какой бы области он ни искал работу.
  6. Соблюдение официально-делового стиля изложения. Недопустимо включать в текст элементы юмора, сарказма, иронии и пр.
  7. Использование для резюме актуального и соответствующего деловому этикету фотоснимка. Не стоит прикреплять к презентационному документу: нечёткую или старую фотографию (с оставшимися в прошлом внешними данными), фото, на котором изображены несколько человек, снимок, где соискатель раздет полностью либо частично.
Резюме с фотографией и ручка
Грамотно составленное резюме — половина успеха в получении желаемой должности

Фото в резюме по общему правилу не является обязательным элементом. Однако для соискателя должности администратора наличие фотоснимка вполне может стать плюсом. Администратор — лицо фирмы перед клиентурой, а значит потенциальный наниматель обязательно будет оценивать внешний вид претендента на должность. В то же время грамотно выбранное фото позволит заранее создать о себе нужное впечатление.

Образец структуры резюме

Написать выигрышное резюме невозможно, не определившись заранее с его структурой. Безусловно, единой типовой формы или бланка никто не утверждал, и каждый соискатель вправе попытаться удивить потенциальных работодателей своей оригинальностью в этом вопросе. Однако, оптимальный и универсальный вариант всë же существует, и его вполне допустимо назвать классикой:

  • название документа с указанием ФИО соискателя («Резюме Самойлова Степана Валентиновича»);
  • целевое назначение документа с указанием наименования должности, на которую претендует кандидат («Цель резюме — соискание должности администратора»);
  • анкетные и контактные данные (дата рождения, место жительства — населëнный пункт, семейное положение, телефон, адрес электронной почты);
  • образование (наименования оконченных учебных заведений с указанием периода обучения и полученной специальности (профессии) — перечисляются в порядке от самого раннего к самому позднему);
  • опыт работы (наименования организаций-нанимателей в порядке от последнего к первому с указанием периода работы и занимаемых должностей);
  • должностные обязанности по прежним местам работы (если их было много, здесь можно указать лишь те, что по мнению соискателя имеют значение для должности, на которую он претендует);
  • профессиональные достижения. Необходимо вспомнить и указать не только все применëнные на прежних местах работы меры поощрения (благодарности, грамоты, присвоенные звания), но и важные показатели компании-нанимателя, в достижении которых принял активное участие нынешний соискатель (увеличил объëмы реализации товаров/услуг, разработал и внедрил новые методики/технологии, сократил затраты компании и пр.);
  • профессиональные навыки. Здесь следует перечислить все имеющие отношение к труду в желаемой должности умения — владение ПК, знание иностранных языков, опыт вождения ТС плюс наличие авто и пр.;
  • личные качества. В этом разделе резюме не стоит писать слишком много — это может послужить для работодателя сигналом о нездоровом бахвальстве. Однако нелишним будет сделать акценты на те качества, что важны для представителя желаемой должности (для администратора — это организованность, коммуникабельность, бесконфликтность);
  • рекомендации с прежних мест работы. К резюме можно приложить письменные характеристики или просто указать контактные данные прежнего руководителя, который гарантированно даст хорошую оценку профессиональным навыкам и личным качествам соискателя (о том, что ему возможно позвонят, бывшего коллегу надо предупредить).
Структура резюме
Классическое резюме состоит из определённой последовательности разделов

Особенности составления резюме на вакансию администратора

Начиная разговор о резюме администратора, следует обозначить характерные особенности этой профессии, примерный круг обязанностей и личные качества, необходимые для их выполнения.

Ключевые должностные обязанности, знания и умения администратора

Администратор — специалист, организующий рабочий процесс компании или отдела, в большинстве случаев — лицо фирмы перед клиентом. Администратор должен быть осведомлëн обо всех тонкостях рабочего процесса, чтобы сориентировать не только посетителей, но и сотрудников.

Кроме организаторской функции, каждая компания с учëтом специфики своей деятельности может возлагать на администратора и другие:

  • консультирование и обслуживание клиентов;
  • работа с офисной техникой — ПЭВМ, принтером, факсом, ксероксом и пр.;
  • работа со специализированными программами (1-С, клиентская база и пр.);
  • работа с документами — составление, оформление, регистрация;
  • приëм и отправка корреспонденции;
  • кассовая работа (приëм денежной наличности и безналичных платежей по карточкам);
  • приëм товара;
  • общение с компаниями-контрагентами;
  • общение с клиентами, партнëрами, учредителями на иностранном языке;
  • составление графиков работы персонала, проведение занятий и тренингов.
Администратор общается с клиентами
Ключевая особенность профессии администратора — общение с людьми

Набор функций администратора сильно зависит от сферы деятельности компании. Должность с таким названием можно встретить в штате кафе, магазина, салона красоты, ресторана, офиса крупной компании, в любой отрасли производства и услуг. В то же время функции администратора офиса будут очень сильно отличаться от обязанностей администратора салона красоты.

Информация о личных данных и биографии

Несколько первых разделов резюме администратора (такие как название документа, личные данные, образование, опыт работы) составляются соискателем исключительно в точном соответствии с реально существующими обстоятельствами — изменить что-то тут попросту невозможно, да и нецелесообразно. В разделе же, посвящëнном должностным обязанностям по прежним местам работы, акцент следует сделать именно на те из них, что соответствуют или родственны вышеперечисленным функциям администратора.

Особенности раздела «Профессиональные навыки»

Среди важнейших для администратора способностей, навыков, знаний и умений:

  • организаторские способности — умение правильно и эффективно выстроить процесс, наладить взаимодействие в группе;
  • коммуникационные навыки: работа любого рода администратора — это прежде всего общение с людьми;
  • грамотная речь и знание азов ораторского искусства — в перечень обязанностей некоторых администраторов входит проведение тренингов и других мероприятий для персонала;
  • аналитические способности — умение своевременно и грамотно оценивать сложившиеся обстоятельства, логически мыслить, принимать рациональные решения;
  • умение вести документооборот организации;
  • знание принципов организации рабочего (производственного) процесса в конкретной сфере деятельности (торговля, сфера красоты, услуг, производство товаров и пр.).
Администратор с ежедневником
Администратор должен обладать навыками планирования, ведь на работе нужно будет организрвывать различные встречи, процессы, мероприятия

Что написать в разделе «Личные качества»

Не так важны с точки зрения нанимателя опыт работы и уровень образования администратора, как его личные качества. Эта должность, как никакая другая, предполагает человека определëнного склада характера — энергичного, оптимистичного, способного сплотить и мотивировать коллектив, создавать его ежедневное настроение. С другой стороны, идеальный администратор должен быть образцом организованности, требовательности к себе и своему окружению.

Среди личных качеств, на которые обязательно обратит внимание наниматель, проводящий отбор на должность администратора:

  • коммуникабельность;
  • быстрая адаптация в новых обстоятельствах;
  • лëгкая обучаемость;
  • исполнительность;
  • добросовестность;
  • инициативность;
  • внимательность;
  • пунктуальность;
  • грамотная речь;
  • ответственность;
  • порядочность;
  • честность;
  • стрессоустойчивость;
  • бесконфликтность;
  • быстрая реакция;
  • умение трудится в команде;
  • целеустремлëнность;
  • трудолюбие.

Следует помнить, что многие из личных качеств человека видны невооружëнным глазом при первой встрече (организованность, аккуратность, воспитанность и пр.). Так же легко определяется и их отсутствие. Поэтому указанные в резюме особенности характера, которых у соискателя на самом деле нет, могут «сыграть с ним злую шутку» — обман будет разоблачëн и послужит причиной отказа в приëме на работу.

Нужно ли сопроводительное письмо

При направлении резюме в зарубежную компанию или отечественную организацию с зарубежными традициями рекомендуется дополнительно составлять сопроводительное письмо к документу. Такая же форма обращения используется и при направлении резюме в электронном виде вложенным файлом. Сопроводительное письмо должно содержать приветствие, сообщение о направлении резюме, наименование должности, на которую претендует соискатель, ссылку на источник, информировавший о наличии вакансии и объявлении отбора, обратный адрес.

Видео: как правильно составить резюме

О чëм не стоит писать в резюме на должность администратора

Как отмечалось, одним из признаков успешного резюме считается его лаконичность. А это значит, что в данном случае правило «чем больше, тем лучше» не применимо. Находящийся в поиске организованного и рационального человека на место администратора наниматель обязательно оценит резюме, если оно не будет содержать много лишней информации, а именно:

  • перечисления всех мест работы, начиная со школьной скамьи, если их в совокупности насчитывается более пяти (достаточно указать лишь несколько последних и подтверждающих опыт в области соискания);
  • перечисления многочисленных курсов, семинаров, если их тема не имеет отношения к деятельности администратора;
  • излишних подробностей о личных параметрах — весе, росте и т. п. (презентабельность собственной внешности можно подтвердить качественным фото);
  • информации о политических и религиозных взглядах;
  • причин, по которым были завершены трудовые отношения с предыдущими нанимателями;
  • списка требований к работодателю, условиям будущего контракта (разумный минимум желаемого заработка указать вполне допустимо, даже необходимо — это характеризует соискателя, как человека делового, знающего себе цену).

Психологи советуют не включать в резюме формулировки, имеющие негативную окраску. Так, фразу «снизил затраты» лучше заменить на «сэкономил», «избежал провала» на «добился победы» и т. д. Такой способ изложения информации не только говорит об оптимистичном взгляде соискателя на жизнь, но и подсознательно настраивает нанимателя на позитив (в результате — принятие положительного решения).

Особенности резюме администратора для разных сфер деятельности и их готовые примеры

В зависимости от того, вакансия администратора заведения какой сферы деятельности является целью соискателя, акценты в резюме могут быть расставлены по-разному.

Салон красоты

Сфера красоты требует от администратора, как гида по услугам заведения, кроме осведомлëнности во всех новинках и трендах, ещë и личного примера. Так, именно для этой сферы больше всего важна внешность кандидата. Поэтому фото к такому резюме прикладывать обязательно. Лучше, если на снимке соискатель будет выглядеть по-деловому, без броского макияжа, но подчëркнуто ухожено.

Пример резюме администратора салона красоты
В резюме на соискание должности администратора салона красоты делают акцент и на опыт работы, и на личные качества

Гостиница, отель

В резюме администратора гостиницы наниматели, безусловно, будут обращать внимание на знание соискателем как можно большего количества иностранных языков. Здесь нелишним будет указать и на уровень владения — приветствуется формулировка «свободно разговариваю».

Пример резюме администратора гостиницы
Для администратора гостиницы очень важно знать хотя бы один иностранный язык

Фитнес-клуб

Администратор фитнес-клуба — лицо:

  • в первую очередь — подающее пример здорового образа жизни и культа спорта (в резюме нелишним будет отметить отсутствие вредных привычек, отношение к спорту, собственные достижения);
  • во вторую — максимально расположенное к общению с клиентом, вовлечению его в занятия, созданию позитивного настроя (резюме должно содержать максимум соответствующих личных характеристик).
Пример резюме администратора фитнес-клуба
Резюме на вакансии в области спорта должны содержать не только сведения об опыте подобной работы, но и перечисление достаточного количетва положительных личных качеств

Медицинский центр, клиника

Администратор медицинского центра должен внушать доверие:

  • подчëркнутой серьëзностью вкупе с доброжелательностью и готовностью помочь (среди личных качеств рекомендуется указывать грамотность, аналитический склад ума, организованность, отзывчивость);
  • знаниями в области медицины. Безусловно, консультации пациентам администратор не даëт, однако ориентироваться в основных понятиях должен, поэтому наличие медицинского образования здесь приветствуется, а иногда даже значится в списке обязательных требований.
Пример резюме на вакансию в области медицины
Лучше, если в резюме администратора медицинского центра будет указано об опыте работы в этой сфере, наличии медицинского образования и т. д

Ресторан, кафе

Администратор ресторана должен быть готов и к управлению персоналом (составление графиков работы и пр.), и к организации приëма клиентов (бронирование столиков и пр.), и к разрешению широкого спектра спорных вопросов. Поэтому среди его личных качеств должны быть высокий уровень коммуникабельности, стрессоустойчивость и бесконфликтность.

Пример резюме администратора ресторана
Лучше, если в резюме на должность администратора ресторана будет указано об опыте работы в подобной должности

Офис

Администратору офиса чаще всего требуются навыки работы с документацией и офисной техникой, а значит нужны трудолюбие, быстрая обучаемость, аналитический склад ума. Взаимодействовать, как правило, приходится не только с клиентами и персоналом, но и с компаниями-партнëрами. А для этого потребуются навыки делового общения и этикета, чувство стиля.

Пример резюме администратора офиса
Офисный администратор должен иметь навыки в пользовании офисной техникой, базовые знания в области документооборота

Составление резюме на должность администратора — лишь первый шаг на пути к получению заветной должности. Ведь, как правило, определяющим становится устное собеседование с нанимателем. Администраторов предпочитают выбирать «вживую» — это позволяет в полной мере оценить нужные качества соискателя. Тем не менее уже на этапе отбора по резюме можно как выпасть из списка кандидатов, так и занять лидирующие позиции. Последнее возможно лишь при чëтком следовании принципам составления резюме.

Ольга Ковриго
Я имею высшее юридическое образование, опыт работы в суде, банке, на предприятии. Несмотря на то, что основная моя специализация - это уголовное право и процесс, вся моя профессиональная деятельность связана с хозяйственным правом, начиная от кадровых вопросов и заканчивая проблемами кредитования. Долгое время я занималась написанием обзоров зарубежных и отечественных СМИ по бизнес-тематике.
Подробнее