» Карьера и работа

Резюме офис-менеджера: как «попасть в яблочко» с первого раза

офис-менеджер

Вакансия офис-менеджера открывается в компании тогда, когда текущий состав людей уже не успевает заниматься организационными вопросами. В штат привлекается дополнительная единица, на которую перекладывается часть функций остальных коллег. Поэтому и требования к такому кандидату будут не меньше, чем к уже существующим кадрам, а то и выше. В этом аспекте и нужно приложить усилия при написании резюме, чтобы работодатель сумел рассмотреть в вас достойного себе помощника.

CV офис-менеджера: идентифицируйте себя правильно

Первым делом укажите в резюме свои персональные данные. К ним относятся полные фамилия, имя и отчество, возраст, место проживания, семейное положение, контакты, профили в соцсетях и, конечно же, фотография. Так как профессия офис-менеджера родственна секретарской, то внешний вид играет немаловажную роль. Это не значит, что вы должны быть фотомоделью — наоборот, намеренное позирование как раз может отпугнуть.

Предоставьте портретное изображение в пастельных тонах и без вызывающих элементов. Это уже даст работодателю возможность составить о вас мнение насчёт знания делового этикета, которое является одним из основополагающих для обсуждаемой должности.

Фото в резюме
С помощью фото дайте понять нанимателю, что вы нацелены на работу, а не на отдых

Затем переходите к описанию своего образования и опыта работы в порядке убывания годов. Поработайте над перечнем выполняемых обязанностей. Профессии офис-менеджера в вузах не учат, но много специальностей касаются её косвенно: экономика, менеджмент, психология, филология, юриспруденция. Важно, чтобы это было высшее образование и предпочтительно со знанием иностранных языков, ведь вы метите на место чуть ли не «лица» компании, а значит, и уровень во всём должен быть соответствующий. Также не помешает окончить курсы по компьютерной грамоте и делопроизводству.

Следуя логике, предыдущие места работы должны быть в сфере персонала умственного труда и сопряжены с человеческим общением: секретарь-референт, менеджер по закупкам или продажам, юрист, операционист в банке, оператор колл-центра. И хотя вакансия менеджера очень разноплановая, не стоит нагромождать резюме не относящимися к офисной деятельности фактами. Если у вас есть «корочка» парикмахера или имеются достижения в акробатическом искусстве — здесь это не пригодится.

Шаблон резюме
В резюме офис-менеджера следует подавать информацию структурированно

Как показать нанимателю: вы — «то, что надо»

Многим кажется, что профессия офис-менеджера достаётся тем, кто не смог себя реализовать в других областях, поэтому её легко освоить любому студенту. На самом деле секретарь — это не просто «принеси-подай» и красивая наружность. Такая должность включает в себя огромный круг обязанностей:

  • снабжение офиса канцтоварами и расходными материалами;
  • обеспечение бесперебойной работы офисной техники;
  • приём входящих звонков, корреспонденции и их распределение;
  • работа с курьерскими службами;
  • работа с объявлениями (как в печатных изданиях, так и в интернете);
  • встреча гостей и подача напитков, перекусов;
  • курирование уборки, питания и транспортировки на предприятии;
  • сбор и систематизирование информации;
  • организация совещаний, конференций (в т. ч. телефонных, виртуальных и выездных);
  • тревел — поддержка (заказ билетов, гостиниц, поиск гида, переводчика и т. п.);
  • координация корпоративной телефонии и интернет-связи;
  • учёт дней рождений и осуществление поздравлений при необходимости;
  • набор текстов под диктовку или с рукописного материала;
  • создание таблиц, диаграмм, презентаций на основании предоставленных данных;
  • выполнение других поручений руководства.
офис-менеджер
Офис-менеджер должен везде успеть и никого не подвести, ведь от этого зависит вся остальная работа компании

Должностные обязанности специалиста могут быть ещё шире в зависимости от направленности и роста компании, в которую вы устраиваетесь.

Офис-менеджер — это правая рука руководителя. Он должен быть всегда «в теме» и суметь оперативно решить любой насущный вопрос.

Естественно, на крупных предприятиях один человек со всем объёмом работ уже не справляется, и такой служащий появляется в каждом отделе. Иногда об этом следует намекнуть руководителю, который, ввиду собственной чрезмерной занятости, может не заметить перегруженности своего помощника.

Видео: обзор задач офис-менеджера

Минус данной профессии в том, что вы не принадлежите себе. И, следуя негласному правилу, принято, чтобы вы не были обременены замужеством, детьми, престарелыми родителями или какой-то хронической болезнью, требующих отвлечения от работы на большие промежутки времени. Подразумевается также, что вы всегда готовы к командировкам.

Так как этот период для большинства людей краткосрочный, то больше всего работа офис-менеджера подходит молодёжи. Зато опыт, приобретаемый таким сотрудником, является бесценным. Ведь можно дорасти до должности директора или открыть собственный бизнес.

Знайте своё дело! Иначе вы можете упустить свою решающую возможность!

из к/ф «Мисс Слоун» (2016)

Личные качества в резюме: выбираем самое важное

Исходя из вышесказанного, вам должны быть присущи и перечислены в резюме следующие качества:

  • коммуникабельность;
  • стрессоустойчивость;
  • быстрая обучаемость;
  • хорошая память;
  • пунктуальность;
  • аналитический склад ума;
  • организаторские способности;
  • умение пользоваться ПК и периферийной техникой;
  • высокая скорость набора текстов;
  • хорошая дикция и грамотная речь.

Если вы действительно всем этим обладаете, то цифру желаемой заработной платы можете смело объявлять нескромную. Тогда и наниматель поймёт, что имеет дело с человеком, который знает себе цену и отработает каждую копейку. А практика показывает, что возлагаемые на этого трудоголика обязанности имеют свойство незаметно приумножаться.

Не отчаивайтесь, если вначале вам предложат меньше, чем вы заслуживаете — согласуйте сразу с работодателем чёткий перечень своих функций. Это даст вам возможность в дальнейшем при добавлении неоговоренного фронта работ потребовать премию.

Видео: как просить повышения зарплаты у руководства

Презентовать не списком, а развёрнуто свои способности вы можете в приложенном сопроводительном письме в более художественной манере. И также в нём напишите, почему именно эта вакансия вас интересует, как вы видите развитие своей карьеры. Дополнительно имеет смысл приложить и рекомендательные письма с предыдущих мест работы, чтобы подтвердить ваш профессионализм, тем самым усилив эффект от резюме.

Кандидат — мечта хэдхантера

Должность офис-менеджера сейчас всё больше и больше востребована. А людей, подходящих под её нужды, очень сложно подобрать. Поэтому компании нередко прибегают к помощи агентств, которые находят стоящего сотрудника. Пример резюме такого претендента, который будет нарасхват, приведён ниже.

Таблица: шаблон для составления профессионального CV

Резюме на должность офис-менеджера
Ф. И. О. Добронрав Ксения Борисовна
Возраст 27 лет
Адрес проживания Москва, м. Коньково
Контакты моб. тел.: +7…, email: dobronrav@gmail.com
Семейное положение не замужем, детей нет
Профиль в соцсети www.facebook.com/….
Образование: высшее
2010–2015
Минский филиал Московского государственного университета Экономики, Статистики и Информатики
Дневная/Очная форма обучения
Менеджмент организации
Опыт работы
март 2010 — июнь 2017
Агентство недвижимости «Экспресснедвижимость», г. Минск, Республика Беларусь, полная занятость,
Менеджер по персоналу
Должностные обязанности:
  • собеседования;
  • стажировка новобранцев;
  • составление должностных инструкций, правил;
  • психологическая консультация сотрудников;
  • работа со средствами массовой информации;
  • работа с коллективом (доведение и разъяснения приказов, сбор объяснительных, инструктажи);
  • ведение личных дел сотрудников;
  • организация тренингов для сотрудников;
  • ведение базы данных и статистики;
  • наблюдение за рынком труда, информирование руководства о текущей на рынке ситуации с кадрами и средней зарплатой;
  • подготовка данных для начисления зарплаты;
  • разработка графика отпусков;
  • учёт рабочего времени (табели);
  • работа с иностранцами;
  • формирование штатного расписания;
  • мониторинг изменений законодательства в сфере трудового права.

октябрь 2007 — февраль 2010
Агентство недвижимости «Экспресснедвижимость», г. Минск, Республика Беларусь, полная занятость,
Секретарь, помощник руководителя, делопроизводитель
Должностные обязанности:

  • работа с телефонными звонками;
  • редактирование приказов, инструкций и прочих документов;
  • приём и распределение входящей/исходящей корреспонденции, работа с курьерами;
  • ведение документооборота;
  • составление писем, запросов;
  • жизнеобеспечение офиса (канцтовары, вода, чай, картриджи, хозтовары, мелкий ремонт, обеспечение чистоты и пр.);
  • сканирование, копирование, распечатка документации;
  • создание презентаций в PowerPoint;
  • встреча и приём посетителей;
  • ведение архива документов и дел;
  • заказ билетов, бронирование мест для проживания.
Дополнительная информация
Знание языков:
  • русский — родной;
  • белорусский — родной;
  • английский — свободно владею.

Профессиональные навыки:

  • способность быстро обучаться и легко воспринимать крупные объёмы информации;
  • исполнительность и ответственность;
  • уверенное пользование ПК, знание программ MS Office, Adobe Photoshop.

Имею водительские права с открытой категорией В, стаж вождения 2 года.

Желаемый уровень зарплаты 40 000 руб.
Рекомендательные письма Предоставлю по требованию

В заключение вспоминается избитая фраза: «Все профессии нужны, все профессии важны». Но в этом контексте она как нельзя лучше подчёркивает собирательный образ множества видов работ в одном лице офис-менеджера. И хочется сказать, что для человека, побывавшего в «шкуре» такого сотрудника, в будущем уже не будет ничего невозможного. Так что дерзайте!