Как оформляется командировка за границу в 2018 году

При решении некоторых производственных вопросов возникает необходимость в загранкомандировках. В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка сотрудника по приказу руководителя для выполнения должностных обязанностей за пределами места работы трактуется как служебная командировка. Её полагается оформить по закону, выдать сотруднику суточные командировочные и оплатить расходы. Выезд по подобным вопросам за пределы РФ считается зарубежной командировкой. С 2017 года правила оформления командировки за границу значительно упростились.

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто не может

Руководитель должен знать, что в зарубежную командировку можно послать не каждого сотрудника, в этом плане закон устанавливает ограничения. Следующие категории работников нельзя командировать за границу:

• беременных;
• граждан с инвалидностью, связанной с ограничениями на разъездную деятельность;
• не достигших совершеннолетия, за исключением людей творческих профессий, например, на время осуществления съёмок;
• работников, находящихся в учебном отпуске, если только поездка не имеет связи с учёбой.

При условии согласия сотрудников разрешается отправлять в командировку за границу:

• одиноких отцов;
• одиноких родителей малолетних детей до 5 лет;
• работников, у которых находятся на иждивении дети с инвалидностью;
• попечителей или опекунов несовершеннолетних;
• Сотрудники, на которых возложена обязанность ухода за тяжелобольными родственниками.

Рабочие командировки, в том числе зарубежные, регламентируются Трудовым кодексом РФ

Оформление командировки за границу в 2017 году

Поводом для командировки за рубеж обычно бывает приглашение на международную конференцию, выставку или производственная необходимость.

Чтобы правильно оформить документы, существует пошаговая рекомендация:

• докладная генеральному директору компании от руководителя структурного подразделения, в которой излагается необходимость отправить сотрудника в заграничную командировку;
• составление приказа (распоряжения), в этом документе указываются сроки, задачи и цели, а также место назначения — название страны, подробного адреса организации;
• оформление и выдача командировочного удостоверения для стран СНГ;
• подпись командированного на приказе о зарубежной командировке;
• авансовые выплаты в соответствии с расчётами расходов в командировке.

Работодатель издаёт приказ по установленной форме Т-9, если командируется один сотрудник и Т-9а, если отправляются в поездку несколько сотрудников.

Зарубежная командировка оформляется так же, как и обычная, но в приказе указываются не только город и организация, но и страна

Кроме приказа, если в этом есть необходимость, составляется служебное задание (унифицированная форма NТ-10а). По закону раньше это было обязанностью, а с 2016 года — действие добровольное.

Кадровики делают специальные пометки в Книге учёта командировок, уточняя конкретные даты. В табеле также отмечаются командировочные дни кодом «К» или «06».

Иногда составляется задание о служебной командировке, хотя эта форма на данный момент не является обязательной.

Нужно ли командировочное удостоверение

В законодательстве РФ произошли изменения касательно положения о командировках, в частности отменена необходимость выдачи командировочного удостоверения для дальнего зарубежья. Теперь это является главным отличием от поездок по российской территории и странам СНГ. Законодатели сочли бессмысленным нагромождением лишних документов, ведь в паспорте и так проставляется отметка о пересечении границы с указанием всей необходимой информации (даты и названия страны). По окончании командировки к отчёту прилагаются копии тех страниц паспорта, где указаны данные отметки. Наличие билетов на поездку туда и обратно также станет доказательством пребывания в зарубежной командировке.

Командировочное удостоверение нужно тогда, когда в загранпаспорт не ставится отметка о пересечении границы. Это касается поездок по России и странам СНГ.

Командироочное удостоверение понадобится для поездок в страны СНГ, где при пересечении границы не ставится отметка в загранпаспорт

Таблица: документы, оформляемые при командировках

Последовательность подготовки к зарубежной командировке

Процесс подготовки к командировке за рубеж требует строгой последовательности:

• оформить визу. Это можно сделать самому или обратиться в компанию, предлагающую подобные услуги;
• забронировать номер в гостинице принимающей страны;
• подготовить необходимый пакет документов;
• рассчитать расходные средства, положенные для заграничной командировки;
• за дни командировки начислить среднюю зарплату;
• оплатить НДФЛ и все внебюджетные фондовые взносы на командировочные расходы.

Руководитель должен подробно изучить и вникнуть в суть приглашения от зарубежной компании. Важный момент в принятии решения заключается в финансовых возможностях предприятия. Если принимающая сторона заинтересована в присутствии данного сотрудника (это может быть полезный обмен опытом), иногда она берёт на себя часть командировочных расходов.

Если у работника, которого планируется отправить за рубеж, нет заграничного паспорта, следует предусмотреть расходы на его оформление. В ОВиР должен обратиться сам сотрудник, он оплачивает все госпошлины и сохраняет квитанции об оплате. После этого он предъявляет их в бухгалтерию компании и получает потраченные на оформление паспорта деньги.

Для выезда за границу потребуется заграничный паспорт работника, а в некоторых случаях и виза

Длительность поездки

До 2016 года существовали ограничения по срокам командировки за рубеж. На данный момент она может продолжаться столько, сколько требуется для решения производственных вопросов компании. На предприятиях разрабатываются положения о командировках, где уточняются некоторые специфические моменты, в частности, их продолжительность.

Длительность служебной поездки за рубеж аргументируется следующими моментами:

• экономическая обоснованность (результаты командировки благотворно отразятся на финансовых показателях);
• документы с расчётами получения более высоких доходов.

Работодатель, отправляющий в сотрудника за границу, должен учитывать, что если командировка продлится более чем 183 дня в пределах 12 месяцев, придётся выплатить налог с начисленных расходов в размере 30%, а не 13%.

Видео: особенности оформления командировки

Как рассчитать и оплатить расходы на командировку: суточные и прочее

Перед отъездом работника бухгалтер готовит смету, содержащую следующие статьи расходов, после чего выдаёт работнику аванс:

• расходы на проезд к пункту назначения и возвращение обратно;
• оплата гостиничного номера или аренды снятого жилья;
• размер суточных;
• стоимость медицинской страховки;
• стоимость перевозимого багажа до 30 килограммов;
• услуги телефонной связи;
• оформление визы;
• получение заграничного паспорта;
• затраты на обмен валюты.

Разработанная смета прилагается к расходному ордеру, на её основе рассчитывается размер аванса, который желательно выдать в валюте страны, куда отправляется работник.

Чтобы правильно рассчитать затраты на загранкомандировку, берётся во внимание количество дней во время проезда по России и с момента въезда на территорию зарубежного государства, что будет отмечено представителями таможни.

Какую валюту брать для расчёта

Строго соблюдая положения законов о валютном регулировании, сотруднику может быть выдана иностранная валюта под отчёт.

За основу берётся курс обмена, который определён на день списания затрат. Для выдачи работнику необходимой суммы в валюте, её следует заранее закупить. Кроме иностранных денег, командировочному могут выдать и российские рубли, которые при необходимости он может сам обменять. При сдаче авансового отчёта, если не все наличные деньги были потрачены, они возвращаются в кассу предприятия.

Валюту расчёта работодатель определяет своим решением. Это могут быть деньги страны назначения или, для удобства, доллары или евро.

Иностранная валюта выдается строго под отчет работнику

По какому курсу считать суточные и каков должен быть их размер

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник. В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись. Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Размер суточных устанавливается специальным приказом

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

Таблица: нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году (в долларах США)

Пример расчёта суточных

Командировочному назначен сложный маршрут. Из г. Воронеж 14 февраля 2017 г. он приезжает поездом в Москву. Оттуда вылетает 15 февраля в 8.30 и прибывает в 9.20 в Германию (г. Берлин).

С 15 февраля он находится в командировке весь день в Германии. На следующий день в 9.30 16 февраля отправляется в Италию и прибывает в Рим в 11.00 в тот же день.

Далее, после выполнения задания, в тот же день, 16 февраля, он улетает в 20.30 в Швецию, прибыв в Стокгольм в 23.40.

В Швеции он пробыл до 21 февраля, после чего возвращается в Москву (вылетает в 13.00, прибывает в 17.00). В тот же день он поездом выезжает в Воронеж, где находится предприятие, на котором он работает, и прибывает туда 22 февраля.

К этой компании локальным актом установлены нормы суточных:

• по России — 1000 руб;
• по Германии — 90 евро;
• по Италии — 100 евро;
• по Швеции — 120 евро.

Исходя из этих нормативов, производится следующий расчёт:

Из 9 командировочных дней, 14, 21 и 22 февраля рассчитываются по тарифу для российской территории — по 1000 руб. (3 х 1000 = 3000 руб.).

15 февраля по тарифу в Германии: 1 день — 90 евро.

16 февраля в Италии: 1 день — 100 евро.

С 17 по 21 февраля в Швеции: 5 дней — 120 евро.

Всего к выплате положено:

3000 руб. + 90 евро + 100 евро + (120 евро х 5) = 3000 руб. + 790 евро.

Видео: учёт командировочных расходов

Процедура возмещения расходов

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчёт и предоставляет в бухгалтерию все первичные документы: платёжные документы всех видов (билеты, квитанции об оплате консульских сборов, посадочные талоны), распечатка электронного билета.

Сотрудники бухгалтерии считают все затраты, понесённые в ходе командировки, за минусом ранее выплаченного аванса. Эта сумма возмещается работнику. Если часть авансовых денег осталась неиспользованной, они сдаются в кассу.

Сотрудник обязан отчитаться о расходовании выданных перед командировкой средств

Факт выезда за рубеж и возвращения на родину отмечается таможенной службой. Такие пометки со штампами делаются в загранпаспортах. При отчётах после поездки в страну СНГ необходимо приложить проездные билеты и командировочное удостоверение с печатями.

В положении о командировках оговорены правила учёта расходов на проживание, бронирования гостиничного номера или наем жилья. Нередко, в целях экономии, выгоднее не брать номер в отеле, а арендовать жильё. В этом случае сотрудник должен сохранить один экземпляр договора аренды и приложить его к отчёту.

Понятно, что загранкомандировка требует значительных расходов, порой намного больших, чем внутри страны. В связи с этим нужны доказательные документы обо всех расходах. Командированный должен сохранить чеки, квитанции, билеты, талоны — всё, что может быть свидетельством потраченных средств.

Все расходы командированного за границей оплачиваются только после предъявления документов, подтверждающих оплату

Если сотрудник отправляется в зарубежную командировку на личном автотранспорте, он должен сохранить чеки с АЗС, подтверждающие расходы на горючее.

Если поездка осуществлялась на служебном автомобиле по письменному разрешению руководства, в бухгалтерию предъявляется путевой лист и все платёжные документы о транспортных расходах. Кроме того, сдаётся копия техпаспорта автомобиля и доверенности.

В последнее время предприимчивые руководители часто используют арендованный транспорт, что выгоднее в экономическом плане, чем приобретать автомобиль и содержать водителя. При использовании такого транспорта в загранкомандировке, к отчёту следует добавить:

• экземпляр договора;
• акт о возвращении автомобиля;
• квитанции об оплате аренды.

Командировочный может также понести другие расходы, связанные, например, с передвижением в городском транспорте, по платным дорогам, каналам, проходам. Очень важно сохранять все платёжные документы.

Возможность осуществления заграничных поездок и относительно несложная процедура их оформления играет положительную роль в развитии бизнеса. В творческой сфере также открываются гораздо более широкие возможности для обмена опытом, продвижения достижений в области искусства, что благотворно сказывается на имидже страны.