Как заверить копию трудовой книжки — инструкция для работодателя

Бывают ситуации, когда сотрудник просит работодателя заверить копию его трудовой книжки. В настоящее время порядок заверения этого документа законодательно не регламентирован, однако отказать сотруднику, который работает в компании, нельзя. Выясним, как наниматель должен действовать в подобной ситуации и приведём правильный образец заверенной копии трудовой книжки.

Для чего необходима заверенная копия

По действующим законодательным нормам оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя. Соответственно, если сотруднику понадобится предъявить где-либо трудовую книжку, то он сможет предоставить лишь её заверенную копию. Как правило, копия этого документа необходима работнику в нескольких случаях:

• устройство на работу по совместительству;
• получение государственных пособий и субсидий;
• оформление загранпаспорта;
• обращение в Пенсионный фонд за расчётом пенсии;
• получение кредита в банке.

Как действовать, чтобы получить копию от работодателя

Следует обратиться к своему работодателю. Для этого пишется соответствующее заявление и передаётся в кадровый отдел. Обязательно наличие уважительной и объективной причины, по которой понадобилась заверенная копия. В противном случае начальство имеет все основания для отказа в выдаче подобного документа.

Если же руководитель даёт положительный ответ, то в трёхдневный срок работник получает заверенную копию, с которой может обращаться в необходимые ему инстанции.

Пример заявления на выдачу документа

Заявление на выдачу копии трудовой книжки пишется в свободной форме

Правила снятия копии

Ксерокопирование этого документа под силу даже начинающему кадровому специалисту. Для снятия качественной копии достаточно скрупулёзно следовать приведённым ниже рекомендациям.

Как заверить страницы: пошаговая инструкция

• Необходимо развернуть книжку, чтобы были чётко видны все страницы и записи.
• Недопустимо копировать на одном листе два разворота.
• На каждом странице книжки делается пометка «копия верна». Рядом с ней ставится подпись ответственного лица с её расшифровкой.
• Настоятельно рекомендуется пронумеровать все листы копии.
• Необходимо поставить печать предприятия около подписи ответственного работника или прямо на ней.

Нить прошивки выводится на последний лист документа, затем она проклеивается удостоверяющим бланком. На нём указывается итоговое количество листов.

Кто должен заверять: кадровик, директор

Как правило, этим вопросом занимается отдел кадров. В некоторых случаях копию может заверить и сам директор организации.

Генеральный директор также может заверить свою трудовую книжку, так как имеет необходимые для этого полномочия.

Образец правильно заверенной трудовой книжки

Так можно заверять трудовую книжку работника

Сколько времени действителен настоящий документ

Срок действия этого документа зависит от требований организации, куда вы его предоставляете. В среднем этот срок составляет от 2 недель до 1 месяца.

Если работнику понадобится предъявить где-либо трудовую книжку, то он сможет предоставить лишь её копию. Заверенная копия этого документа может понадобиться работнику в разных случаях, например, при устройстве на работу по совместительству или для оформления кредита. Чтобы получить копию, сотруднику нужно обратиться к своему нанимателю, направив соответствующее заявление в кадровый отдел.