Учебный отпуск: правила предоставления и оплаты

Одна из групп работников, которым трудовым законом предоставлен ряд дополнительных льгот и гарантий — граждане, совмещающие труд с обучением. Понимая их потребность в дополнительном свободном от работы времени, законодатель даёт им право на специальные отпускные периоды, урегулированные ТК РФ. При этом часть отпускных дней должны оплачиваться нанимателем исходя из средней зарплаты сотрудника, другими словами — точно так, как и ежегодный трудовой отпуск. Условия же предоставления и проплаты несколько запутаны — они зависят от множества критериев: форма обучения, статус учебного заведения, цель, с которой студенту необходим свободные от труда дни.

Законодательное регулирование предоставления учебных отпускных дней, кому они положены?

Государство поощряет приобретение знаний работающими гражданами и поэтому обязывает нанимателей предоставлять им необходимое время для выполнения образовательной программы

Законодательной основой, устанавливающей право обучающегося сотрудника на дополнительные гарантии, является глава 26 ТК РФ. Состоит она из пяти статей, последняя из которых — 177-я — определяет общие основы предоставления гарантий. Все предшествующие ей статьи — 173–176 содержат нормы, непосредственно устанавливающие гарантии в зависимости от уровня образования (высшее, среднее специальное, общее).

Общие принципы получения гарантий одновременно работающими и обучающимися сотрудниками (ст. 177 ТК):

1. На основании федерального законодательства определённые главой 26 ТК привилегии могут получать работающие граждане при получении образования соответствующего уровня в первый раз в жизни. Дополнительные гарантии (в частности, предоставление подобных льгот при получении второго образования) могут быть предоставлены локальными НПА организации.
2. Программа обучения, которую проходит работающий гражданин, должна иметь государственную аккредитацию для того, чтобы он мог воспользоваться льготами, представленными ТК. Льготы для обучающихся по неаккредитованным программам могут быть установлены локальными НПА нанимателя.
3. Отпускные дни, предоставленные в соответствии с правилами главы 26 ТК, могут быть присоединены к трудовому отпуску.
4. В связи с участившимися случаями получения двух образований одновременно, ТК устанавливает некоторые ограничения в использовании льгот. Так, при обучении в двух учреждениях льготы можно получать только по одному из них. Однако, если сотрудник учится на двух факультетах одного учебного заведения, это правило не действует.
5. Рассматриваемый вид отпуска предоставляется исключительно на основании справки-вызова установленной формы.
6. Льготы и привилегии обучающимся сотрудникам предоставляет только основной работодатель (ст. 287 ТК).

Получение второго высшего (среднего специального) образования не является основанием для предоставления сотруднику отпуска (и оплачиваемого, и даже неоплачиваемого) на основании ТК. Однако в коллективном соглашении компании может быть предусмотрено иное.

Таблица: кому на сколько дней предоставляются учебные отпуска (оплачиваемые и неоплачиваемые) — по трудовому кодексу

Неоплачиваемые ученические отпускные дни присоединяются к оплачиваемым в случае, если последних не хватило для выполнения образовательной программы.

Перечисленные предельные сроки освобождения от работы в течение года могут быть разделены на части в удобном для работника порядке.

Оформление ученического отпуска работнику

Основание для предоставления учебного отпуска является написанное работником заявление с приложением в виде справки-вызова

Оформление отпускного периода, необходимого сотруднику для выполнения учебной программы, от обычного отличает несколько расширенный список требуемых документов. Так, в дополнение к обычным заявлению и приказу, в обязательном порядке необходим подтверждающий невозможность присутствия на работе документ — справка-вызов.

Если сотруднику требуется отпуск для защиты диссертации, справку-вызов может заменить выписка из решения диссертационного совета.

Форма справки-вызова: оформление

Оформляет справку-вызов непосредственно учебное учреждение, где проходит обучение сотрудник. Однако наниматель, прежде чем предоставить работнику положенный по закону отпуск, должен проверить правильность оформления этого документа.

Форма справки утверждена приказом Минобрнауки №1368 от 19.12.2013. Документ должен содержать следующие сведения:

• наименование нанимателя;
• Ф. И. О. работника, обучающегося в учреждении;
• вид учебного учреждения (высшее, среднее специальное, общее);
• форму обучения;
• курс;
• целевое назначение отпускного периода;
• дату начала и окончания периода обучения (сессии, итоговых экзаменов и пр.);
• наименование учебного учреждения;
• сведения о госаккредитации учреждения;
• код и наименование профессии, которую получит сотрудник;
• подпись уполномоченного лица;
• печать учреждения образования.

Справка-вызов оформляется на бланке типовой формы, утверждённой в 2013 году

Заявление

На основании полученной в учреждении образовании справки-вызова сотрудник пишет заявление об освобождении от работы. К слову, он может указать в своём заявлении равное указанный в справке-вызове или меньший по продолжительности период. Работодатель же обязан предоставить указанное в заявлении число календарных дней.

Заявление составляется в произвольной форме с соблюдением правил оформления деловой документации. Рекомендуемые ко включению элементы:

• Ф. И. О. руководителя и наименование организации работодателя — в правом верхнем углу;
• Ф. И. О. и должность работника-заявителя — ниже;
• название документа — по центру;
• основной текст заявления, включающий в себя:
  • просьба об освобождении от труда в связи с обучением;
  • целевое назначение отпускных дней;
  • даты начала и завершения отпускного периода;
  • ссылку на прилагаемую справку-вызов.
• дата документа;
• подпись заявителя.

На заявлении работника о предоставлении отпуска руководитель проставляет резолюцию о подготовке приказа

Распорядительный документ

Приказ об установлении отпускного периода для учебных целей составляется на стандартном бланке формы Т-6. В пункте «Б» следует указать разновидность представленного отпускного периода — учебный, проплачиваемый или непроплачиваемый, даты начала и завершения, общее число дней.

Приказ о предоставлении учебного отпуска составляется на стандартном бланке приказа об отпуске

Отражение информации об освобождении от труда в табеле и личной карте Т-2

Для отражения отпускного периода в учёте трудового времени используются следующие условные обозначения:

• «У» или «11» — если предоставлены отпускные дни с выплатой зарплаты;
• «УД» или «13» — если отпускные дни не проплачиваются.

В соответствующий раздел карты Т-2, заведённой на сотрудника при приёме на работу, следует внести сведения о продолжительности дополнительного отпускного периода.

Как оплачивается отпускной период, предоставленный с целью получения образования

Расчёт суммы оплаты

Базовая величина для оплаты дней учебного отпуска — среднедневной заработок работника за предыдущие 12 месяцев

Дни ученического отпуска оплачиваются исходя из средней зарплаты, рассчитанной по правилам, установленным для обычных отпускных дней (Постановление Правительства РФ №922 от 24.12.2007).

При определении средней зарплаты в учёт берутся периоды, исчисляемые в календарных днях. При этом исключаются периоды, когда фактически сотрудник не работал — в соответствии с требованиями закона был освобождён от работы (отпуск, болезнь и пр.).

Формула для подсчёта среднедневной зарплаты:

Среднедневная зарплата = доход (сумма всех выплат из системы оплаты труда) за предшествующие дню расчёта 12 месяцев/((число полностью проработанных месяцев × 29,3 дней) + (29,3 дней/фактическое календарных дней в месяце × число отработанных дней в месяце)).

Формула для расчёта оплаты отпускных дней:

Сумма оплаты = среднедневная зарплата × число подлежащих оплате календарных дней ученического отпуска.

Пример расчёта

Буфетчица С. И. Емельянова совмещает работу с заочным обучением в ВУЗе (1 курс). Согласно представленной сотрудницей справке-вызову, с 19 по 30 декабря 2016 года ей необходимо явиться для сдачи очередной сессии. В соответствии со ст. 173 ТК необходимые Емельяновой 12 календарных дней должны быть оплачены.

Сведения, необходимые для произведения расчёта:

• доход Емельяновой за период с декабря 2015 по ноябрь 2016 года — 345 000 р.;
• за этот же период сотрудница была в оплачиваемом отпуске 28 дней — с 1 по 28 сентября 2016 года.

Расчёт среднедневной зарплаты для Емельяновой:

345 000 р./((29,3 дней × 11 полных месяцев) + (29,3 дней/30 дней сентября × 2 отработанных дня в сентябре)) = 345 000 р./324,25 = 1 063, 99 р.

Расчёт оплаты отпускных учебных дней:

1 063,99 р. × 12 дней = 12 767,88 р.

Налогообложение и страхование

Суммы начисленных за учебный отпускной период выплат облагаются НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС. Объясняется это тем, что эти выплаты не указаны в качестве исключений в соответствующих статьях устанавливающих основы налогообложения и страхования НПА (ст. 217 НК РФ, ст. 9 Закона №212-ФЗ от 24.07.2009).

Сроки и источники выплат

Денежные средства на оплату учебных отпускных дней наниматель берёт из фонда оплаты труда. Срок для выплаты таких отпускных стандартный — не позже трёх дней до ухода трудящегося студента в отпуск (ст. 136 ТК).

В справке о доходах сотрудника 2-НДФЛ выплате за время образовательного отпуска соответствует код 2012 (тот же, что и для обычных отпускных).

Что делать, если ученический отпуск совпадает с другими периодами освобождения от труда (больничным и т.д.)

Приходящийся на дни отпуска период нетрудоспособности оплате не подлежит

В случае совпадения сроков трудового и ученического отпуска, сотрудник должен выбрать один из них. Если выбор пал на ученический, то обычный отпускной период (по графику) должен быть перенесён на другое удобное время. Для этого сотрудник пишет заявление, в отпускной график компании заносятся соответствующие изменения.

Больничный, пришедшийся на образовательный отпускной период, оплате не подлежит. Такое правило основано на норма Закона №255-ФЗ от 29.12.2006. Оплатить больничный наниматель обязан со дня, когда сотрудник должен был приступить к исполнению должностных обязанностей, но не сделал этого из-за болезни.

Ответственность нанимателей за нарушения законодательства о предоставлении ученических отпусков

При наличии условий, предусмотренных нормами главы 26 ТК РФ, наниматель обязан предоставить и оплатить сотруднику ученический отпускной период. Любое нарушение в этой области (непредоставление либо отказ в проплате) может быть квалифицировано компетентными органами как правонарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП. Штрафные санкции, которые могут за этим последовать достаточно разнообразны — штрафы от 30 до 70 тысяч рублей, дисквалификация для должностных лиц.

Условия предоставления и проплаты отпускных дней работающим гражданам, обучающимся в образовательных учреждениях, значительно отличаются в зависимости от уровня учебной программы, формы обучения и цели, планируемой к достижению в запрашиваемый отпускной период. Нанимателям тем временем необходимо правильно интерпретировать нормы закона в этой области начиная от определения права работника на отпуск и его проплаты, и заканчивая правилами расчёта отпускных. В противном случае компания может быть привлечена к административной ответственности.